Diferencias “Bookkeeper/BAS Agent” y “Tax Agent”/Contador

Diferencias “Bookkeeper/BAS Agent” y “Tax Agent”/Contador

Constantemente cuando hablo de mi profesión como “bookkeeper” las personas me confunden con una contadora, pero “Bookkeeper” / “BAS Agents” y “Accountants” / “Tax Agents” son profesiones y ofrecen servicios, que, aunque son en gran medida complementarios, son diferentes y creo que es muy importante que empresarios y futuros emprendedores conozcan la diferencia.

En general podríamos decir que los “bookkeepers” son los que realizan la contabilidad del día a día:  hacen la recolección de documentos soportes, los clasifican, luego los ingresan en el sistema contable (procesando las transacciones del día a día de un negocio), cada cierto tiempo (normalmente cada semestre o año) hacen reconciliaciones de las cuentas del banco y las contables y para finalizar hacen un cierre de año fiscal; mientras que los contadores se enfocan en mirar el panorama completo, usando la información que los “bookkeepers” procesan durante el año como insumo, para hacer algunos ajustes de cierre de año y generar reportes financieros.

Sin embargo, tanto “bookkeepers” como contadores tienen limitantes en los servicios que ofrecen si no están registrados con el ATO, pues hay ciertos servicios que solo pueden ofrecer agentes registrados ante el ATO (“BAS Agents” o “Tax Agents”), donde deben cumplir algunos requisitos de estudios, experiencia y estar asegurados.

• BAS Agents: Es el registro que normalmente adquieren los bookkeepers para poder ofrecer asesoría con respecto a ciertos tipos de impuestos o preparación de ciertos reportes para el ATO. Ej: GST-IAS-SUPERANNUATION-TPAR. Estos servicios se llaman “BAS Services” y nosotros al estar registrados como BAS Agent, podemos facilitar todos estos servicios y más.
• Tax Agents: Pueden ofrecer asesoría en cualquier tipo de impuestos, incluyendo los que ofrecen los BAS Agent y agregando unos cuantos más como lo es la declaración de impuestos que se hace al final del año.

Hay bookkeepers que no son “BAS Agents”

Hay contadores que no son “TAX Agents”

Hay “Tax Agents” que no son contadores

La contabilidad (bookkeeping) es una parte del proceso contable y por ende los contadores, como parte de su formación académica, aprenden como llevar la contabilidad de una empresa. Sin embargo, en Australia no es común que ellos hagan la parte operativa y, aunque existen algunas firmas contables que ofrecen el servicio completo, normalmente lo que hacen es subcontratar o emplear “bookkeepers” para realizar estas tareas. Otros contadores simplemente aconsejan al dueño de la empresa para que contrate su propio “bookkeeper”.

¿Bookkeeper/BAS Agent, contador o agente de impuestos?

Los empresarios necesitan ser muy sabios al momento de definir si deben contratar un contador/tax agent, un “bookkeeper”/BAS Agent o ambos.

Cuando la empresa es grande, normalmente tiene varios contadores y auxiliares contables, cada uno enfocado en una parte específica del proceso. Pero, micro y pequeñas empresas deben enfrentar un desafío mayor, ya que el presupuesto y el flujo de caja son factores críticos y afectan cualquier toma de decisiones.

En este artículo voy a hablar de tres opciones o escenarios para micro, pequeñas y medianas empresas:

• El empresario podría contratar una firma contable que ofrezca todo el paquete, desde la recolección de la información, hasta la generación de estados financieros y declaración de impuestos. La desventaja de esta opción radica en que normalmente los contadores cobran unos honorarios mayores que los “bookkeepers”.
• Otra opción, que pienso es la más viable para pequeñas y medianas empresas, es contratar un “bookkeeper” para el procesamiento de las transacciones diarias y un contador que sea también agente de impuestos, para el cierre de año y declaración de impuestos. El “bookkeeper” podrá ingresar las transacciones del día a día al sistema contable y si la empresa está registrada para GST, hacer la declaración del BAS. Para este último servicio el bookkeeper debe ser un “BAS Agent” registrado o trabajar bajo la supervisión de uno.
• La última opción que voy a abarcar hoy en este artículo aplica principalmente para micro o pequeñas empresas, que normalmente son las personas que trabajan como empresarios independientes o freelancers (Sole-trader o partnerships) y que no tienen empleados. Estas empresas pueden contratar a un “bookkeeper” quien les ofrezca un entrenamiento básico sobre ingreso de información en un sistema contable, haga revisiones periódicas de la información ingresada y realice la declaración del impuesto a las ventas (GST) de ser necesario. Al final del año, el empresario contratará un agente de impuestos registrado, que no necesariamente es un contador, para realizar la declaración de impuestos. Esta opción es la más económica, pero necesita de un gran compromiso por parte del empresario y de que tenga un entendimiento básico de los principios contables.

Cualquiera de las opciones anteriormente mencionadas es válida, sin embargo, algo que para mí es indispensable es una clara comunicación y buena relación entre el contador/Tax agent y el bookkeeper/BAS Agent, ya que así se logrará que, por consenso entre ambos, las transacciones que son más especializadas o complicadas, se ingresen de la forma correcta, evitando que, al finalizar el año fiscal, el contador tenga que hacer muchos ajustes. Además, la comunicación permitirá que ambos profesionales puedan dar el mejor soporte al cliente para que este tenga un buen crecimiento y unas finanzas adecuadas.

Por lo anterior, una de las prácticas de nuestra empresa cuando un cliente tiene ya un contador definido, es solicitar autorización para contactar el contador y definir algunos puntos o lineamiento para el ingreso de transacciones al sistema. ¿Por qué? Porque todos trabajamos de una manera diferente y, aunque se tiene el mismo objetivo, hay muchos caminos para alcanzarlo. Además, el contador será quien utilice la información que, nosotros como bookkeepers, ingresamos al sistema y si no estamos conectados y trabajando en equipo, será el cliente quien tenga que asumir los costos adicionales que esto pueda causar.

Aquí puedes ver algunos de los paquetes de bookkeeping que ofrecemos en Emigrantes Emprendedores; y en este otro enlace,  una opción que que incluye sistema contable + soporte por correo electrónico y puede ser muy útil si estás iniciando tu negocio, pues te ayuda a ahorrar dinero pero disminuye la incertidumbre en el proceso de bookkeeping

Para finalizar los invito a revisar con detenimiento el siguiente gráfico donde podrán ver el proceso contable para pequeñas empresas en Australia. En el mundo actual contadores y bookkeepers ofrecen una gran variedad de servicios, pero este no es un gráfico exhaustivo y solo abarca las tareas o procedimientos básicos.