Facturación en Australia
Facturación en Australia
– Hoy nos fue muy bien, quedé muy contento con su trabajo ¿Me podría por favor enviar su factura al correo electrónico para poder realizar el pago?
Durante los últimos 3 meses Andrea ha estado viviendo en Australia y ha decidido iniciar su propio negocio para ofrecer algunos servicios como contratista, o como algunos dicen “trabajar con ABN”. Había hecho ya un par de trabajos y uno de sus “clientes” le habían pedido su número de ABN y hasta ahí todo marchaba bien; sin embargo, al poco tiempo de haber empezado a ofrecer sus servicios, uno de sus clientes le solicitó que le enviara la factura al correo para poder realizarle el pago, pero Andrea no tenía ni idea de cómo hacer la factura, si tenía que registrar la numeración o que reglamentación aplicaba a la hora de facturar en Australia.
Si esta historia te parece conocida porque tú también estas ofreciendo productos o servicios en Australia, pero no tienes ni idea como es el tema de facturación, este artículo ¡es para ti!
Si has analizado las facturas que has recibido a lo largo del tiempo en Australia, cuando adquieres algún producto o servicio, probablemente habrás notado que algunas de ellas dicen “Invoice” y otras dicen “Tax Invoice” y esto se debe básicamente a que los negocios que usan sólo la palabra “invoice” no están registrados para GST (Impuesto sobre las ventas –IVA en nuestros países), mientras que los que utilizan la palabra “Tax Invoice” si lo están. (En otro momento te estaré contando más sobre qué es y cuándo debes registrarte para GST)
¿Cuándo debo generar facturas a mis clientes?
Estés o no registrado para el impuesto sobre las ventas (GST), según las leyes australianas es necesario generar una factura y guardar copia por lo menos por 5 años cuando la venta que estás realizando es por más de $82.50 AUD (Incluyendo GST).
Si la venta es menor, igualmente debes tener un documento soporte de la venta (por ejemplo un comprobante de pago) y si el cliente te solicita una factura, debes generarla.
¿Qué debo incluir en la factura?
Probablemente ahora que sabes cuándo debes generar una factura, te estarás preguntando qué debe tener esa factura.
Para empezar, es importante que sepas que en términos generales no debes hacer ningún registro adicional al ABN para poder generar facturas y hago esta aclaración porque por ejemplo en Colombia si es necesario registrar la numeración de la facturación.
Lo que debes incluir (por ley) en la factura dependerá del monto de la venta. Independientemente de si la factura es física (en papel) o es digital (software contable o PDF) debes tener lo siguiente en cuenta:
Si el ABN está registrado para GST:
Facturación en Australia para ventas menores a $1,000 AUD
- Tener la palabra “Tax Invoice”
- Incluir los datos del vendedor (o sea de tu negocio): ABN y nombre legal o nombre registrado.
- Fecha de la factura.
- Incluir una descripción básica del producto o servicio que estás vendiendo/ofreciendo, incluyendo cantidad (si aplica) y el precio.
- Si estás registrado para GST y no todos los productos/servicios que vendes incluyen GST, debes indicar en cada línea si incluye o no GST e incluir el valor total de GST. Si estás registrado para GST y todos los servicios o productos que estás vendiendo incluyen GST, puedes poner simplemente “Total price including GST” y no sería necesario poner el detalle en cada línea, ni el valor.
Facturación en Australia para ventas mayores a $1,000 AUD
Si la factura es por una venta mayor a $1,000 AUD, debes incluir lo anterior más el nombre y/o ABN del cliente y la dirección si la tienes disponible.
En general es recomendable incluir los campos para los datos del cliente en todas las facturas, ya que así estaremos seguros que estamos cumpliendo con la ley y no tenemos que estar identificando el valor de la venta, pues estaríamos cumpliendo los requisitos de ambos escenarios.
Si el ABN NO está registrado para GST:
Facturación en Australia para ventas menores a $1,000 AUD
- Tener la palabra “Invoice”
- Incluir los datos del vendedor (o sea de tu negocio): ABN y nombre legal o nombre registrado.
- Fecha de la factura.
- Incluir una descripción básica del producto o servicio que estás vendiendo/ofreciendo, incluyendo cantidad (si aplica) y el precio.
- Indicar que el valor no incluye GST. Esto lo puedes hacer de dos formas: Incluyendo ” Price does not include GST” o mostrando un campo llamado GST pero con el valor cero o la palabra “nil”.
Facturación en Australia para ventas mayores a $1,000 AUD
Si la factura es por una venta mayor a $1,000 AUD, debes incluir lo anterior más el nombre y/o ABN del cliente y la dirección si la tienes disponible.
En general es recomendable incluir los campos para los datos del cliente en todas las facturas, ya que así estaremos seguros que estamos cumpliendo con la ley y no tenemos que estar identificando el valor de la venta, pues estaríamos cumpliendo los requisitos de ambos escenarios.
TIPs:
A parte de lo que debes incluir por ley, yo te recomiendo incluir lo siguiente:
1- Logo (Si tienes)
2- Método de pago que aceptas y datos de la cuenta de banco si es uno de los métodos disponibles.
3- Si el pago no es inmediato y tus clientes tienen algun plazo para el mismo, debes incluir también la fecha máxima en que deben realizar el pago (Due date) y si no tienes un contrato con tus clientes, además debes incluir una política donde diga que sucede si no paga a tiempo (Ej. Intereses o pago extra por pagar tarde, etc)
¿Qué programa usar y como enviar facturas a nuestros clientes?
Crear factura manualmente
Cuando hablo de manualmente me refiero a la opción de crear la factura a mano o utilizando un programa que no es especializado para este fin (Word o Excel).
En Australia venden talonarios de facturas que puedes usar para hacer manualmente este proceso, o tú tienes la libertad de hacer la factura utilizando el programa que desees, siempre y cuando cumplas con los requisitos anteriores. Por ejemplo, puede usar Word o Excel, aunque en esos casos yo te recomiendo que si la factura la vas a enviar digitalmente, la guardes en archivo PDF y ese sea el que envíes al correo del cliente (para evitar que los datos de la factura sean alterados).
Crear factura con software contable
La otra opción, que para mí es la más adecuada si tienes por ejemplo ventas diarias o el servicio que ofreces es a domicilio; es utilizar un software contable online que no sólo te sirve para generar las facturas, si no para llevar las cuentas de tus gastos e incluso procesar la nómina si tienes empleados.
Yo recomiendo un software que tiene muy buena relación costo/beneficio (QBO) y del cual tengo una certificación avanzada como pro-advisor, por lo que puedo ofrecer descuentos a mis clientes, logrando que el costo base desde 12 dólares por més, dependiendo de la versión (suscripción) que necesites. Contáctame ahora mismo para ayudarte con esta opción o revisa los planes disponibles aquí.
Las ventajas de usar este software contable, en lo que se refiere netamente a facturación son las siguientes:
- Hay formatos predeterminados incluidos, que cumplen con los requisitos del ATO.
- Es mucho más rápida la generación de facturas, ya que es como llenar un formulario y puedes tener algunos campos predeterminados.
- Te permite tener tus facturas en orden y tener más control sobre este proceso.
- Te permite hacer seguimiento a los pagos y saber que facturas siguen pendientes.
- Te ayuda a cumplir con el requisito del ATO de tener una copia por 5 años ya que estas facturas están disponibles en tu cuenta online (siempre y cuando tu cuenta este activa). Además, puedes enviarte una copia a tu correo automáticamente, como back up por si algo sale mal con el software o decides cancelar tu suscripción.
- Puedes generar la factura desde tu celular y enviarla al email del cliente inmediatamente, Esto es muy importante, ya que así estarás evitando que el cliente se demore mucho en hacer el pago con la excusa de que no ha recibido la factura.
Como puedes ver la facturación en Australia no es tan complicada como tal vez pensaste que era, pero es importante cumplir con los lineamientos del ATO, así que trata de aplicar todos los consejos que aquí te doy, para que a la hora de generar las facturas de tu negocio todo marche correctamente y de acuerdo a los estándares de la ley.
Confió en que esta información ayudará mucho al momento de generar las facturas de tu negocio. Cuéntame si te ayudó o si tienes alguna otra duda sobre facturación y recuerda que, si necesitas apoyo con tu negocio, me puedes contactar por medio de las redes sociales o revisar los servicios que ofrecemos para emigrantes emprendedores en Australia. Te puedo ayudar en muchas áreas y fases de tu emprendimiento en el exterior: iniciar un negocio, contabilidad en Australia, software contable, marketing, coaching, entre otros.
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En otro de mis blogs www.viviendoenaustralia.com, creé una guía/E-book sobre 15 puntos a tener en cuenta cuando eres contratista o tienes tu propio negocio con una estructura de ABN Sole trader. Así que te dejo el link para que te suscribas y descargues esta guía:
